Vellykket nedbemanning?
Når man starter et selskap er det sjeldent nedbemanningsprosessen man har lagt en plan for, men like naturlig som å være rustet for vekst, er det å være rustet for å gjøre endringer og justeringer underveis. Alle suksessfulle selskaper tilpasser seg markedet og endrede forutsetninger. Her følger noen tips til gjennomføringen av en vellykket nedbemanning.
Når har vi en nedbemanning?
Forutsetning for å kunne nedbemanne er at det foreligger saklig grunn som skyldes arbeidsgivers forhold. Saklig grunn kan være relatert til økonomi, markedsutsikter, endrede forutsetninger for drift, ordremangler eller leveranseproblemer, omdreining av strategi og prioriteringer, salg eller oppkjøp av hele eller deler av en virksomhet. Når dette fører til at selskapet må gjøre omprioriteringer for å kunne sysselsette arbeidstakere på en forsvarlig økonomisk måte, kan en nedbemanningsprosess tvinge seg frem.
Hva definerer en vellykket nedbemanning?
Det er strenge formelle krav til gjennomføring av en nedbemanningsprosess både med tanke på innhold og rekkefølge av hendelser. Dette er regulert av Arbeidsmiljøloven. I tillegg er det også andre hensyn som det er smart å planlegge for og som ikke nødvendigvis er formelle krav. Dette kan for eksempel være å ivareta ledere, nøkkelpersoner, ansattrepresentanter og ansatte underveis og i etterkant av prosessen, eller å planlegge for en god prosjektledelse i forkant av prosessen. En nedbemanning må følge de regulerte kravene men også ivareta ansatte som er berammet og ikke berammet av nedbemanningen. En vellykket nedbemanning krever at både de formelle og uformelle sidene av prosessen håndteres godt.
Hvilke steg inngår i en nedbemanningsprosessen?
Følgende oppsummerer de vanligste stegene i en nedbemanningsprosess:
Drøfting med tillitsvalgte i forkant av en beslutning
Definere konsekvensen av endringen og ny organisasjon
Informasjon til NAV i forkant av en beslutning ved nedbemanning over 10 personer
Styrebehandling og-vedtak om en nedbemanning
Fastsettelse av utvalgskrets og utvalgskriterier
Utvalgskrets - hvem er berammet?
Utvalgskriterier - objektive kriterier som skal legges til grunn for en seleksjonsprosess.
Informasjon til organisasjonen om ny organisasjon og nedbemanningsprosessen
Innkalling til drøftelsesmøter og gjennomføring av drøfting med ansatte
Beslutning om oppsigelser og gjennomføring av dette
Eventuelle forhandlingsmøter i etterkant av en oppsigelse
Best praxis - 5 smarte ting å tenke på!
Mens arbeidsmiljøloven definerer de formelle rammer for prosessen er det en rekke andre hensyn å ta. En vellykket gjennomføring krever en tydelig plan for gjennomføringen og involvering av interne ressurser. Her følger 5 viktige steg å ta med seg på for å sikre forankring, engasjement og ikke minst tro på endringen og nye framtidsutsikter:
1 - Prosjektplan
Prosjektplan som angir en detaljert kjøreplan over aktiviteter, deadlines og roller. Det finnes ikke rom for å gjøre ting i feil rekkefølge, så ha planen spikret i forkant.
2 - Dokumentmaler
Dette kan være; innkallelser, protokoller, oppsigelser, sluttavtaler. Det er strenge krav til hva disse skal inneholde. Ha dette på plass før dere setter i gang!
3 - Sikre en løpende dialog med involverte parter
Sikre en løpende dialog med ansattrepresentanter, ledere og nøkkelpersoner. Vær transparent og lytt til innvendinger og bekymringer!
4 - Sett av tid til å lære opp ledere og nøkkelpersonell i prosessen
Opplæring av og samarbeid med ledere og nøkkelpersonell som sikrer en forankring av beslutninger og ikke minst sikre at lederne er rustet til å være ledere av prosessen:
Hvorfor nedbemanner vi?
Hva betyr dette? Hvordan ser den nye organisasjonen ut?
Hvordan skal vi komme dit?
5 - Ha en plan for å ivareta både de som blir og de som går
Ha en plan for å håndtere vakuumet som oppstår i etterkant av en slik prosess. Det kan være utmattende for både de som må gå og de som er igjen.