Når mangel på HR-system blir en utfordring

Innføring av et godt HR-system er ikke bare en moderniseringsstrategi, men en essensiell brikke for å optimalisere og sikre forvaltningen av HR-data, prosesser og rutiner. Ikke minst for å optimalisere oppfølgingen av ansatte. I denne artikkelen utforsker vi utfordringene ved å ikke ha et godt HR-system.

Hos MyPeople spesialiserer vi oss på HR Tech og tilbyr prosjektledelse ved implementering av nye systemer.

I dagens forretningsverden bør HR være en kritisk del av ryggraden i enhver virksomhet. HR-funksjonen spiller en avgjørende rolle i forvaltningen av firmaets mest verdifulle ressurs, nemlig medarbeiderne.

Men hvordan sikrer HR at ledere kan ta vare på sine ansatte på den beste og mest effektive måten hvis man ikke setter prosesser, rutiner og data i et system? Jo, man bruker velkjente Word og Excel og lagrer informasjon på diverse mappeområder. Man bruker med andre ord dyrebar tid på manuelt arbeid.

Dessverre er dette fortsatt virkeligheten for mange virksomheter. Undervurdering av et solid HR-system kan føre til en rekke utfordringer som svekker både virksomhetens ytelse, kultur og omdømme. Her er noen sentrale områder som ofte kan være utfordrende når man ikke har et HR-system:

1. Effektiv og GDPR-sikker håndtering av ansattdata

For det første kan det være utfordrende å holde styr på og administrere ansattdata uten et HR-system. Et HR-system samler all ansattinformasjon på ett sted. De ansatte kan selv oppdatere og endre personlig informasjon, lederne har tilgang til personaldokumenter og HR kan enkelt ta ut rapporter til for eksempel ESG-rapportering. Dette reduserer risikoen for feilinformasjon og gir bedre sikkerhet, spesielt med tanke på personvern og GDPR-regler. Man vil i tillegg spare tid på administrasjon, tid som heller kan brukes til strategisk utvikling.

2. Onboarding og offboarding

3. Kompetanse og kompetanseutvikling

4. Oppfølging av sykefravær

Kjenner du igjen noen av disse problemstillingene og ønsker deg et HR-system. Det finnes mange gode systemer på markedet, men det kan være vanskelig å vite hvilket som er riktig for deg. Vi i MyPeople kan bidra med kartlegging og vurdering av riktig system.

Hvis du skal implementere et nytt HR-system, kan du lese vår artikkel om temaet her. Du kan også lese mer om våre tjenester innenfor HR Tech Implementering.