3 årsaker til mislykket HR tech Implementering
Markedet bugner av alternative HR system. Å få på plass et HR system er blitt en nødvendighet for å håndtere ansatt data i henhold til GDPR og for å tilby ansatte og ledere et moderne verktøy for å administrere arbeidsforholdet.
3 viktige årsaker til at prosjektet strander
De fleste implementeringer skjer i samarbeid mellom systemleverandør og kunde. Så hva er grunnen til at HR system implementeringen for mange organisasjoner går i stå eller feiler?
Her presenterer vi 3 av dem:
1. Manglende behovsanalyse og utydelige prioriteringer
Det finnes et antall HR systemer på markedet som alle tilbyr ulike løsninger for data og prosessstøtte. Med svært stor sannsynlighet finnes det ikke ett system som 100% matcher det din organisasjon ønsker seg. Det må altså selekteres og det må prioriteres. En behovsanalyse skal sikre at sluttproduktet er tydelig definert før implementeringen starter og aller helst før anskaffelsen finner sted. Her kan det være smart å kartlegge blant sluttbrukere og nøkkelpersoner i forkant.
Spørsmål prosjektet bør stille i forkant:
1. Hvilke data skal systemet inneholde?
Persondata, ansattdata, lønn og goder, kontrakter og maler?
2. Hvem er sluttbrukerne av systemet?
Ledere, ansatte, lønn, finans, HR?
3. Hvilke prosesser skal vi digitalisere gjennom systemet?
Rekruttering, on- & offboarding, medarbeidersamtaler, lønnsjustering, sykefraværsoppfølging, målstyring, kompetanse og utvikling, medarbeiderundersøkelse, timeregistrering?
4. Hvilke andre systemer skal HR systemet integreres mot og hvilke skal være master?
Lønnssystem, timeregistrering- og fraværssystem, rekrutteringssystem, System for Trening- og utvikling?
2. Prosjektet er kun definert som et IT eller HR prosjekt
Prosjektet er definert som et IT eller HR prosjekt fremfor et organisasjonsprosjekt. Implementering av et HR system endrer ansatte og lederes måte å jobbe på, dette dreier seg like mye om et prosess- og endringsprosjekt som et IT eller HR prosjekt. Vi kaller det et HR Tech prosjekt og et slikt prosjekt lykkes best når man evner å bringe sammen IT-, HR-, prosess- , organisasjon- og sluttbruker kompetanse. Både HR, IT og nøkkelfunksjoner bør derfor ta et eierskap fra starten av prosjektet. Avhengig av systemets omfang vil organisasjonen i større eller mindre grad påvirkes av HR Tech implementeringen. Å undervurdere omfanget dette har i organisasjonen og la ansvaret i hovedsak ligge isolert hos HR eller IT kan være en kilde til at prosjektet feiler.
3. Tidsoptimisme
Fremdriften i prosjektet konkurrer med de daglige prioriteringene og noen ganger viser det seg å være en umulig kombinasjon. Kravet til tid og lederskap undervurderes i valget av prosjektleder. Implementering av HR systemet fungerer aller best med en prosjektleder på plass som har tid og kompetanse til å sy dette sammen. Alle HR-Tech implementeringer fortjener en god prosjektleder:
En god prosjektleder får på plass en effektiv prosjektorganisasjon og prosjektstyring og spiller inn de ulike fagekspertene der det trengs i prosjektets livsløp.
En god prosjektleder har verktøy for å sikre fremdriften fra konfigurering til testing, integrasjon, migrasjon og go-live.
En god prosjektleder sikrer at risiko håndteres og at nødvendige beslutninger tas underveis og at det utarbeides en god plan for kommunikasjon og trening og opplæring i organisasjonen.
En god prosjektleder håndterer den helhetlige endringsledelsen av mennesker, arbeidsflyt, dataflyt og dataintegrasjoner.
3 enkle grep for en vellykket HR Tech implementering
1. Utarbeid et tydelig løsningsscenario ved å involvere flere fagfunksjoner og brukere, det er en forutsetning for å forstå hvordan sluttproduktet skal se ut og hvordan prioriteringene for prosjektet skal være.
2. Definer HR Tech prosjektet som et organisasjonsprosjekt og sikre at nødvendige parter har eierskap til sluttresultatet.
3. Sikre at dere har en prosjektleder på plass før oppstart. Å investere i en dyktig og dedikert prosjektleder er et suksesskriterium.