Når mangel på HR-system blir en utfordring

Innføring av et godt HR-system er ikke bare en moderniseringsstrategi, men en essensiell brikke for å optimalisere og sikre forvaltningen av HR-data, prosesser og rutiner. Ikke minst for å optimalisere oppfølgingen av ansatte. I denne artikkelen utforsker vi utfordringene ved å ikke ha et godt HR-system.

Hos MyPeople spesialiserer vi oss på HR Tech og tilbyr prosjektledelse ved implementering av nye systemer.

I dagens forretningsverden bør HR være en kritisk del av ryggraden i enhver virksomhet. HR-funksjonen spiller en avgjørende rolle i forvaltningen av firmaets mest verdifulle ressurs, nemlig medarbeiderne.

Men hvordan sikrer HR at ledere kan ta vare på sine ansatte på den beste og mest effektive måten hvis man ikke setter prosesser, rutiner og data i et system? Jo, man bruker velkjente Word og Excel og lagrer informasjon på diverse mappeområder. Man bruker med andre ord dyrebar tid på manuelt arbeid.

Dessverre er dette fortsatt virkeligheten for mange virksomheter. Undervurdering av et solid HR-system kan føre til en rekke utfordringer som svekker både virksomhetens ytelse, kultur og omdømme. Her er noen sentrale områder som ofte kan være utfordrende når man ikke har et HR-system:

1. Effektiv og GDPR-sikker håndtering av ansattdata

For det første kan det være utfordrende å holde styr på og administrere ansattdata uten et HR-system. Et HR-system samler all ansattinformasjon på ett sted. De ansatte kan selv oppdatere og endre personlig informasjon, lederne har tilgang til personaldokumenter og HR kan enkelt ta ut rapporter til for eksempel ESG-rapportering. Dette reduserer risikoen for feilinformasjon og gir bedre sikkerhet, spesielt med tanke på personvern og GDPR-regler. Man vil i tillegg spare tid på administrasjon, tid som heller kan brukes til strategisk utvikling.

2. Onboarding og offboarding

Prosesser som onboarding og offboarding blir ofte utført ved hjelp av sjekklister i Word eller Excel i fravær av et HR-system. Dette øker risikoen for å glemme viktige trinn, som kan resultere i at nyansatte ikke får nødvendig informasjon eller opplæring, eller at tidligere ansatte forblir på lønningslisten eller har tilgang til systemer de ikke lenger burde ha tilgang til. Utilstrekkelig eller fraværende onboarding kan for eksempel bidra til høy turnover og dårlig omdømme, noe som igjen vil være en kostbar affære for virksomheten. Et moderne HR-system automatiserer disse prosessene og sikrer at oppgaver blir tildelt til riktige personer og fulgt opp på riktig måte.

3. Kompetanse og kompetanseutvikling

Kompetanse og kompetanseutvikling og er også et viktig aspekt som kan være utfordrende å følge opp uten et system. Registrering og identifisering av kompetanser og ferdigheter, gap-analyser og kompetansebehov blir enklere å følge opp med et HR-system hvor man kan registrere, analysere og dokumentere ansattes kompetanser og ferdigheter. Dette bidrar til å opprettholde motivasjon og effektivitet blant ansatte og ledere, samtidig som det sikrer at virksomheten har god oversikt over kompetansen man allerede besitter og kompetansen man trenger for å møte fremtidige utfordringer. Manuell registrering og dokumentasjon av ansattes kompetanser og ferdigheter i Excel eller Word er dessuten svært tidkrevende å holde oppdatert. Et HR-system med en kompetansemodul vil også kunne være et supert grunnlag for lønnsjusteringer.

4. Oppfølging av sykefravær

Oppfølging av sykefravær er avgjørende for å sikre at ansatte får nødvendig støtte og bistand for å komme tilbake til arbeidet på en trygg og effektiv måte. Det bidrar til å redusere kostnader knyttet til fravær, opprettholde produktiviteten og fremme et helsefremmende arbeidsmiljø. Her sitter mange arbeidsgivere med dårlig samvittighet, men det kan være veldig utfordrende å sikre god oppfølging av sykefravær, uten et godt HR-system. I et slikt system kan du fordele oppgaver, gi informasjon og veiledning, samt sørge for at du husker frister for samtaler, oppfølgingsplan og dialogmøter. Ikke minst får du sikret dokumentasjon av tilrettelegging og oppfølging. Når du ønsker å evaluere arbeidet ditt, tar du enkelt ut rapporter på sykefravær.

Kjenner du igjen noen av disse problemstillingene og ønsker deg et HR-system. Det finnes mange gode systemer på markedet, men det kan være vanskelig å vite hvilket som er riktig for deg. Vi i MyPeople kan bidra med kartlegging og vurdering av riktig system.

Hvis du skal implementere et nytt HR-system, kan du lese vår artikkel om temaet her. Du kan også lese mer om våre tjenester innenfor HR Tech Implementering.